国际认可论坛（IAF）于2025年1月13日发布了IAF参考性文件（Informative Document）——IAF ID 16:2025《食品相关认证方案中的关键绩效指标的制定和监测》（Development and Monitoring of KPIs in Food-Related Certification Schemes）。该文件为涉及食品的认证方案如何有效制定和监测认证活动的关键绩效指标（以下简称KPI）提供了指南。制定KPI的目的是使认证方案管理者和（或）认证机构能够及时发现认证活动、获证企业或产品存在的负面问题和趋势，或获得市场反馈，并据此调查有关问题。
一、引言
本文中所述方法的目标是通过采用“策划-实施-检查-处置”（PDCA）方法，使认证和认可过程更有效率和效果。这意味着KPI监测的输出可用于为以下活动提供输入：内部活动（例如内部审核）的策划、对获证客户的认证机构审核、认可机构的监督活动（包括办公室评审和见证评审的频率和持续时间）以及方案所有者的完整方案监督提供。
由认可机构或其他实体进行的监督是一种针对认证机构运行食品相关认证方案进行的统一协作监督的选择。
二、范围
本文适用于认证机构开展的食品方案中运行相关KPI的制定、方法和监测。
三、目标
本文的主要目标是KPI的制定和监测提供指南。
本文为如何制定系统化且定义明确的KPI提供了指南，这些KPI将为认可机构的认可和认证机构的认证提供一定程度的信心，并提高整个获认可的第三方认证过程的可信度和公信力。
本文还为监测KPI的最佳方法提供了指南。本文中描述的过程不仅可供认可机构使用，还可供任何经授权的相关方使用，包括但不限于：
l 认证机构自身（例如，负责整体运行监督的认证机构总部）
l 监管机构/方案认可实体（例如，调查针对获认可的认证有效性提出质疑的具体问题）
l 获证组织的顾客（例如，当有迹象表明其获证供应商未满足相关认证要求时）
l 行业方案/方案所有者（例如，为方案提供额外的信心）
四、KPI的制定与监测
在制定KPI及其任何相关阈值时，宜考虑以下方面。
（一）KPI可由各种实体制定，包括但不限于：
l 认可机构
l 认证机构
l 顾客
l 方案所有者/认证方案所有者
l 行业协会
l 行业利益相关方
l 监管机构
注：本文讨论的概念可能适用于任何来源制定的KPI。
（二）各组织制定KPI的原因各不相同。一些常见的触发因素可能包括：
l 方案要求
l 更好地监测整体运行绩效的需求
l 媒体组织针对特定产品、组织或获认可的认证机构在特定技术领域或整体绩效方面提出的问题
l 通过社交媒体发现的问题
l 非政府组织（NGO）的特定反馈
l 保障稳定的认可或获认可的认证过程的意愿或需求
l 方案所有者或标杆管理实体的反馈
l 表现不佳的迹象，例如产品召回率高
注：在受监管方案中，认可机构可能需要与监管机构建立反馈机制，以确保其了解合规性的动态。
（三）高质量及准确数据的可用性是制定有效绩效的关键。
（四）KPI宜适用于认证机构的整体运行，并宜考虑与食品相关认证方案的要求。
（五）每个KPI都宜有具体的、可实现的目标，同时宜有可测量的参数。
（六）适用的KPI可包括：
1. 在审核范围内批准审核员实施审核的比例2. 在一段时间内撤销的认证证书比例
3. 审核报告之间的一致性，包括技术方面
4. 认证决定的及时性
5. 审核时间分配的合理性
6. 向相关方通报产品召回的情况
7. 与内外部要求（例如认可要求、认证要求）有关的不符合项的趋势
8. 合规性问题的趋势
9. 供应商的可靠性
（七）宜清晰的说明用于制定监测参数的方法。任何抽样都宜有明确的理由说明为何制定特定的抽样计划。
（八）宜考虑可接受/不可接受的尺度标示，以便活动被监视或需要立即采取行动时为认证机构提供触发点。
（九）确定的阈值宜是可实现的。界限以及尺度（如适用）由争得大多数直接相关人员的同意。
（十）无论是内部人员还是外部人员，参与KPI制定的人员构成宜保持平衡；只有通过协作的方式，才能制定出具有增值作用的KPI。
（十一）受影响的各方不一定要对已建立的KPI达成一致意见。然而，关于已建立的KPI所提供的信息宜是透明且完整的，包括任何适用的明确阈值以及后果。这些信息宜清晰地传达给所有相关人员，包括实际执行工作的人员以及整体决策者，以确保他们理解特定KPI的背后原因及其整体影响。
（十二）宜为每个KPI确定监测时间表。该时间表宜适合每个KPI，以确保获取的数据在数量和质量上都可靠，从而能够检测和纠正负面趋势，同时强化正面趋势。
五、结果分析
（一）宜针对每个KPI制定专门的监测系统，并按照预先确定的时间表对认证机构关于预先确定的KPI的绩效进行监测。
（二）监测可以通过多种方法实施，包括但不限于：
l 作为方案评审或外部审核的一部分，例如：
• 认可机构的评审
• 同行评审/评价
• 内部审计
• 方案所有者的监督
• 顾客审核
• 自我评审
l 针对特定KPI的专门监测活动
l 适用情况下的内部分析（例如管理评审）和改进计划
（三）拥有能够自动反馈KPI完成情况的信息系统工具是有帮助的，这些工具宜具备清晰的仪表板和主动沟通功能，以便相关人员随时访问。
（四）建议认证机构建立清晰的自我评审报告、独立验证、重新配置和改进过程，以确保准确性。
