解读IAF MD 4:2018《信息和通信技术(ICT)在审核中的应用》


                                                      作者:王筝                                                 

编者按:国际认可论坛(IAF)修订了强制性文件IAF MD 4:2018《信息和通信技术(ICT)在审核中的应用》,并于2019年7月4日实施。为落实IAF强制性文件的要求,中国合格评定国家认可委员会(CNAS)等同采用IAF MD 4:2018,修订了专用认可准则CNAS-CC14:2019《信息和通信技术(ICT)在审核中的应用》,于2019年7月4日实施后代替CNAS-CC14:2008(IAF MD 4:2008)《计算机辅助审核技术(CAAT)在获得认可的管理体系认证中的使用》。与此同时,美国国家标准协会认证机构认可委员会(ANAB)发布了Heads up 433,旨在告知获认可的认证机构,ANAB将于2019年7月4日起依据IAF MD 4:2018对在审核中使用ICT的认证机构实施认可评审。

为满足IAF MD 4:2018(CNAS-CC14:2019)的要求,作者对IAF MD 4:2018(CNAS-CC14:2019)和IAF MD 4:2008(CNAS-CC14:2008)进行了差异性分析,发现IAF MD 4:2018(CNAS-CC14:2019)在文章结构、使用方式及过程要求上均有所调整,现就调整部分进行分析、汇总。

文件结构

CNAS-CC14:2019(IAF MD 4:2018)增加了“引言”、“范围”、“规范性引用文件”、“定义”等章节。

使用方式

在IAF MD 4:2008(CNAS-CC14:2008)中,计算机辅助审核技术(CAAT)的使用方式有电视电话会议、网络会议、通过网络进行交互式通信、通过电子方式远程访问管理体系文件和(或)管理体系过程。随着信息和通信技术的日益更新,使用方式也随之升级为IAF MD 4:2018(CNAS-CC14:2019)中的会议;通过远程电信会议设施,包括音频、视频和数据共享;通过远程接入方式对文件和记录的审核,同步的(即实时的)或是异步的(在适用时);通过静止影像、视频或音频录制的方式记录信息和证据;提供对远程场所或潜在危险场所的视频或音频访问通道。

过程要求

有关过程要求的变化详见下表。

IAF MD 4:2018CNAS-CC14:2019)的要求

IAF MD 4:2008CNAS-CC14:2008)的要求

差异性分析

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1.2.3中“如果远程审核活动占所策划的现场审核时间的30%以上,认证机构应证明审核计划的合理性,并在审核计划实施前获得CNAS的特别批准”。

删除原要求

4.2.1机构应识别并记录在相同条件下应用每项 ICT 可能影响审核有效性的风险和机遇,包括对技术的选择以及如何对其进行管理。

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新增要求

4.2.2当提议将 ICT 用于审核活动时,申请评审应包括一项检查,即检查客户及审核实施机构具有必要的基础设施以支持被提议使用的ICT

1.2.5当认证机构提议在审核中使用CAAT时,申请评审应确认客户组织是否具有支持CAAT的必要设施。

增加对“审核实施机构具备必要基础设施”的评审。

4.2.3考虑由 4.2.1 识别的风险和机遇,为了优化审核的有效性和效率并保持审核过程的完整性与可信性,审核计划应识别在审核中如何利用ICT 以及审核中哪些ICT 在什么范围被应用。

1.2.1 审核计划应注明拟使用的任何计算机辅助审核技术。

审核计划中应识别的内容有所变化。

4.2.4应用 ICT 时,审核员及其他涉及到的人员(例如:无人机操作员、技术专家) 应具备能力和智慧以便理解和利用所采用的信息和通信技术取得期望获得的审核结果。审核员同样应意识到应用信息与通信技术的风险和机遇,以及应用这些技术对信 息收集有效性和客观性的影响。

1.2.2在使用CAAT时,应特别关注审核员理解和使用客户组织用于管理其管理体系过程的信息技术的能力。

审核员的能力要求有所变化。

4.2.5如果审核中应用 ICT,将对总审核时间做出贡献,当影响到审核持续时段时可能有必要做额外的策划。

1.2.3中“如果认证机构使用CAAT,可以考虑将CAAT审核时间作为总的现场审核时间的一部分”。

要求变化

4.2.7如果范围中包括虚拟场所,认证的记录材料应注明包括虚拟场所并且应识别出在虚拟场所实施的活动。

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新增要求

结束语

时代在发展,科技在进步,随着信息和通信技术(ICT)的日益更新,在认证审核活动中使用ICT既能加强审核的有效性,又能提高审核的效率。放眼未来,作者认为ICT在审核中的应用也将成为合格评定活动的发展趋势之一。认证机构和认证人员既要满足相关强制性文件的要求,也要对ICT在审核中的使用及发展趋势保持关注和学习。

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